Rooster is een combinatie van mensenwerk en computer

BARENDRECHT - ‘Heb je een goed rooster?’ Dat is misschien wel de meest gestelde vraag in het onderwijs. Maar hoe wordt zo’n rooster gemaakt? Is dat mensenwerk? We vroegen het aan Hanne Schuiling, roostermaker op Portus Groene Hart in Barendrecht.

Dat Hanne Schuiling roostermaker werd is toeval. Ze studeerde een paar jaar Bouwkunde. Daarnaast had ze een bijbaantje bij het conservatorium in Den Haag. “Daar maakte ik al de roosters voor de uitzendkrachten. Toen er een vacature was voor een roostermaker ben ik dat gaan doen”, vertelt ze. Sinds zes jaar werkt ze op deze school.

Portus Groene Hart heeft twee roostermakers, samen goed voor 1,7 fte. Ze hebben een kantoor met grote beeldschermen. “Voor mijn tijd werd er met een bord gewerkt, maar dat is er al heel lang niet meer. Het is steeds meer computerwerk geworden. Wij gebruiken het roosterprogramma Zermelo.” Dat programma wordt door een groot deel van de middelbare scholen gebruikt.

Handmatig op een bord een rooster maken zou nu niet meer kunnen. Er werken op school veel docenten parttime en de keuzemogelijkheden voor de leerlingen zijn in de loop van de jaren toegenomen. Al die gegevens worden ingevoerd in het roosterprogramma.

De roostermakers zijn nu al bezig met het volgend schooljaar, legt Hanne Schuiling uit. “We beginnen daar in november al mee. Dan zijn er nog veel gegevens niet bekend. Wat we moeten weten is het personeel en de beschikbare werkdagen, de aantallen leerlingen en hun keuzen, en hoeveel lokalen we hebben en wat voor type lokalen. Als één van die pijlers ontbreekt, dan kan je geen rooster maken.”

In januari worden er al meer dingen bekend die van belang zijn voor het rooster. Het personeel wordt gevraagd of ze in het volgend schooljaar nog evenveel en op dezelfde dagen beschikbaar zijn. De leerlingen maken deze maand hun keuzes voor het vakkenpakket.

“Het uiteindelijke leerlingenaantal is pas bekend als de leerlingen naar huis zijn voor de zomervakantie. Ik ben meestal twee weken na de start van de zomervakantie klaar met het rooster. Mijn college Bertus Molenaar start in de week voordat de zomervakantie is afgelopen. Die verwerkt de eerste feedback en de eerste wijzigingen, die dan al binnenkomen.”

“Er kan in het rooster iets in zitten wat niet klopt, dat risico heb je altijd. Bijvoorbeeld een leerling die een vak mist of een docent die is ingedeeld op een dag dat hij niet beschikbaar is. We proberen daarom een of twee weken na de start van het schooljaar weer een iets aangepast rooster te hebben met de feedback die is gekomen.”

Als het nieuwe rooster klaar is, stuurt Hanne Schuiling haar collega’s een mail met uitleg. “Ik vind het belangrijk om uit te leggen waarom de keuzes zijn gemaakt. Ik denk dat het heel veel begrip geeft. Maar ik zal altijd een leerling of een collega teleur moeten stellen. Het rooster kan niet voor iedereen perfect zijn. Maar we proberen de pijn wel te verdelen”

Roostermaker Bertus Molenaar is elke dag om kwart voor zeven op school. Dan kan hij ziekmeldingen van docenten verwerken in het rooster van die dag. Met 160 medewerkers is er vrijwel elke dag iemand ziek.

Hanne Schuiling heeft het naar haar zin als roostermaker. “De combinatie van mensenwerk en intensief achter de computer werken vind ik heel leuk. En je moet van puzzelen houden. Ik vind het leuk om mijn tanden erin te zetten en een oplossing te vinden.”